Zasady ochrony wizerunku i danych osobowych małoletniego

Ochrona wizerunku i danych osobowych dzieci to nasz obowiązek wynikający zarówno z prawa (m.in. RODO, ustawa o ochronie danych osobowych), jak i z troski o bezpieczeństwo i dobro najmłodszych. Każde utrwalenie obrazu, głosu czy informacji o dziecku wymaga szczególnej ostrożności, transparentności oraz poszanowania jego praw – w tym prawa do prywatności i podmiotowego traktowania.

Dlatego kierujemy się poniższymi zasadami:

1. Zasady ogólne
   1. Utrwalanie i publikacja wizerunku dziecka są dopuszczalne wyłącznie po uzyskaniu pisemnej zgody rodzica/opiekuna prawnego. Dodatkowo pytamy o zgodę same dziecko, respektując jego prawo do odmowy.
   2. Wizerunek dziecka nie może być wykorzystywany w sposób, który mógłby naruszać jego godność, prowadzić do stygmatyzacji, wykluczenia czy narażać je na inne zagrożenia.
   3. Dziecko ma prawo odmówić udziału w fotografii lub nagraniu – jego decyzja jest w pełni respektowana i nie wiąże się z żadnymi konsekwencjami, takimi jak wykluczenie z zajęć czy ograniczenie w dostępie do aktywności.
   4. Nigdy nie publikujemy materiałów, które mogłyby przedstawiać dziecko w sytuacjach intymnych, krępujących czy ośmieszających.
   5. Zawsze analizujemy, jak dana publikacja może być odebrana w przyszłości – zarówno przez dziecko, jak i przez jego otoczenie.
2. Zasady etyczne i praktyczne
   1. Każdorazowo upewniamy się, że dziecko czuje się komfortowo i bezpiecznie w sytuacji fotografowania lub nagrywania.
   2. Przed podjęciem decyzji o publikacji zadajemy sobie pytania: Czy ta publikacja jest naprawdę potrzebna? Czy nie istnieje inny sposób pokazania działalności placówki bez ujawniania wizerunku dziecka?
   3. Kierujemy się zasadą „empatii w praktyce” – zastanawiamy się, czy zgodzilibyśmy się na publikację podobnego materiału z naszym udziałem.
   4. W materiałach promocyjnych (strona internetowa, media społecznościowe, ulotki, plakaty) preferujemy ujęcia grupowe. Indywidualne przedstawienie dziecka stosujemy wyłącznie wtedy, gdy wymaga tego specyfika wydarzenia i posiadamy odpowiednie zgody.
   5. W publikowanych materiałach nie używamy pełnych danych osobowych. Jeżeli konieczne jest podanie imienia, ograniczamy się wyłącznie do tej formy, bez wskazywania nazwiska czy innych szczegółów.
3. Zasady dla pracowników i współpracowników
   1. Pracownicy nie mogą rejestrować wizerunku dziecka na własne potrzeby ani wykorzystywać go w celach prywatnych. Każde utrwalenie (zdjęcie, nagranie wideo czy audio) musi mieć charakter wyłącznie służbowy i być zgodne z przyjętymi standardami.
   2. W przypadku korzystania z usług fotografa, filmowca lub innej firmy zewnętrznej, przekazujemy im obowiązujące zasady ochrony wizerunku i danych osobowych małoletnich oraz egzekwujemy ich przestrzeganie.
   3. Każda zgłoszona sytuacja naruszenia zasad ochrony danych lub wizerunku dziecka jest niezwłocznie weryfikowana, analizowana i odnotowywana w rejestrze naruszeń.
4. Zasady przechowywania i bezpieczeństwa danych
   1. Zdjęcia i nagrania są przechowywane wyłącznie na urządzeniach służbowych lub odpowiednio zabezpieczonych nośnikach. Dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione.
   2. Jeżeli materiał został wykonany na prywatnym urządzeniu pracownika w związku z zadaniami służbowymi, należy niezwłocznie przekazać go na urządzenie placówki i usunąć z własnego sprzętu. Kopiowanie i przechowywanie takich treści w celach prywatnych jest zabronione.
   3. Materiały zawierające wizerunek dzieci przechowywane są tylko przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zgromadzone. Po jego upływie są bezpiecznie usuwane lub niszczone.